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      信守承諾   誠信為本   言必行   行必果

      柳州市教育系統電教、信息和設備資產項目總體

      2017-06-28

      隨著教育系統行業業務和規模的日益擴展,以及管理水平的提高,所擁有的實物資產也隨著教育系統經營規模的擴大而增長,但也為實物資產的管理帶來了一定的困難,主要問題表現為: 

      1、實物管理的滯后現象; 

      2、固定資產的購買與登記入賬脫節,存在“誰買誰用,誰保管”,不作固定資產登記的現象; 

      3、固定資產管理意識不強,只顧建設購置,忽略固定資產管理,投入使用后轉增固定資產,存在著“重錢輕物”、“重購輕管”現象; 

      4、固定資產數量大,長期以來盤點費時費力,難于有效管理; 

      5、設備年檢管理混亂,每年因沒有年檢,無法投入使用而造成大量的浪費。


      系統概述 

      《佳克固定資產條碼管理系統》是佳克軟件自九七年即開始研發的產品,其針對固定資產管理中經常出現的實物與賬目不符的情況,采用先進而成熟的條形碼技術,賦予每個實物一個唯一的“資產全息身份證”條碼標簽,從而達到對固定資產實物的全流程環節進行跟蹤管理。 

      針對于金融行業管理的特殊性,即嚴格的規定和管理要求、繁雜的賬務清查和實物盤點工作。佳克固定資產條碼管理系統極大地提高了工作效率。對加強和提高固定資產的監督管理工作起到了良好的效果,對加強資產的監管力度,減少和避免資產流失,降低資產的閑置浪費,及時動態的掌控資產信息等諸多方面起到了顯著的作用。


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      應用效果


      1、加強管理,清晰環節

      教育系統對于固定資產管理主要靠手工記賬管理。工作強度大、事務煩瑣、信息查詢不便、管理分散,給內控管理帶來了許多不便。通過固定資產條碼管理系統可以完全實現全教育系統內固定資產的具體使用情況的集中控制,上級部門可以及時全面地掌握下級部門的固定資產管理情況,總行對各地分行資產的情況及時了解,在提高工作效率的同時又保證了數據資料的精確性,并為各級各類管理人員及時提供準確的信息,輔助管理決策工作,保證相關決策的正確性,加強企業的綜合競爭能力。


      2、節省盤點結算時間帶來的效益

      教育系統至少在每年年末進行一次定期盤點,范圍以86個學校為例的全部固定資產,在以往手工方式下,要進行固定資產清點、賬務核對、編制報表等工作,平均每個分行要安排10人花費1個月的時間才能完成該項工作。使用固定資產條碼管理系統后,每個學校只需安排3人花10天時間清點固定資產,而賬務核對、編制報表工作由計算機自動完成。


      3、加強購入固定資產管理、避免重復購置和浪費 

      教育系統對于固定資產的購入有嚴格的制度規定,在以往的手工處理方式下,要查詢一個是否有購買的必要性,通過固定資產帳查詢目前該項資產的情況,然后認為確實需要購買才審批,由于資產流動性大,帳本上的信息難以反映出資產的真實情況。例如:某部門要購入一批計算機,審批部門要從大量的帳本中查詢出該部門計算機的擁有量以及是否在用,然后才可決定批準,這樣花費時間長,并且查詢會發生遺漏,導致重復購買,浪費資金。固定資產管理系統可以作為固定資產購置審批的輔助工具,在審批過程中,審批部門只要通過相應的終端設備,對申請部門的現存資產情況作詳細調查,這種調查結果可成為審批的第一手決策資料。


      4、及時掌握資產情況,合理配置資源 

      在手工方式下,不能實時地統計出資產具體情況,特別對資產的短缺、損失的情況根本無法查覺,得到的數據反映的信息量相當有限,只能粗略地知曉是否有該資產存在和其價值,但對資產目前使用部門、以前使用部門、已使用年限等相關信息難以獲取,更不用說獲得綜合的統計分析資料。使用該系統以后,實現了教育系統固定資產的統一管理,教育系統可以實時地掌握教育系統固定資產使用情況,各學校購入每一件資產以后都必須及時登記,并打印條碼。這時該學校的上級行可以在計算機中跟蹤出資產的購入情況,通過組合查詢可以了解到一個或多個學校以至全部學校的資產購入。每年教育系統對學校盤點清查工作可以先通過查詢發現可能發生的問題,并組織專門人員重點地清查,做到有很強的針對性,通過固定資產管理系統中的統計分析功能可方便地了下屬學校固定資產的異動變化,及時調查出問題的根源。


      5、簡化固定資產折舊工作,確保折舊計算準確 

      固定資產的價值是每月計提,作為當期費用支出,因此每月未對固定資產要進行折舊計算,從工作難度上來看并不是很難,問題存在于固定資產數量龐大,每一件資產都有相應的卡片,任何一個分支行的固定資產至少有幾萬張資產卡片,并且不同資產使用年限不同,折舊的方式也各不相同。在折舊工作的處理中,往往要登記厚厚幾疊帳本和卡片,工作量可想而知。特別是這種重復而繁瑣的工作更會產生不可避免的差錯,導致相關報表反映的信息失真。使用固定資產管理系統后,在購入每一筆資產都可選定使用年限和折舊方式,到每月月末只要通過條形碼閱讀器將盤點結果輸至計算機,如發現資產存在就可以進行折舊工作,發現缺少、溢余會提醒工作人員。折舊工作只須經過簡單的屏幕操作,輕松地點擊鼠標就可以在幾分鐘內完成手工操作下需要多人數周時間才能完成的工作,并且完全保證折舊計算的準確性。


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      該系統在教育系統平穩運行五年,降低了交行的固定資產管理成本,提高了工作效率,使該工作流程更明晰,做到了報表及時匯總到財務部門,浪費得到控制,庫存信息及時反映,其工作效率明顯提高。由于系統基礎扎實、技術先進、架構合理、運行穩定、報表準確、操作方便等特點已贏得了教育系統的一致好評。

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